- Обеспечить надежный учет и контроль поступлений и расходования денежных средств на всех уровнях управления.
- Руководителям среднего и нижнего звеньев анализировать деятельность своих подразделений и оперативно готовить сводные и аналитические отчеты для руководства и смежных отделов.
- Повысить эффективность обмена данными между отдельными подразделениями, филиалами и центральным аппаратом.
- Гарантировать полную безопасность и целостность данных на всех этапах обработки информации.
Автоматизация дает значительно больший эффект при комплексном подходе. Этот подход реализуется посредством технологий информационного менеджмента. С его внедрением изменился инструментарий в управлении фирмой, но зато настолько сильно изменился, что повлиял на все процессы, к которым имеют отношение менеджеры: планирование, организацию, руководство и контроль.
В ходе дипломного проектирования был проведен анализ работы ОГУ «БелИФ», который показал, что для повышения эффективности работы системы управления данным предприятием необходимо, учитывая снижение объемов финансирования, использовать более дешевые и доступные программные продукты документооборота, оперативного управления деятельностью компании и совместной работы команд и сотрудников, а также при решении указанной задачи следует учесть возможности взаимодействия информационной системы с информационными системами региональных органов власти и муниципального самоуправления.
Для решения указанных задач и устранения имеющихся недостатков нами были проанализированы некоторые отечественные и зарубежные системы электронного документооборота. В ходе анализа была использована стандартная методика оценки программных продуктов, используемая для выбора приемлемого решения. В анализе участвовали Босс-Референт, ГранДок, Дело, ЕВФРАТ-Документооборот, CompanyMedia, Directum, DIS-системы, DocsVision, LanDocs, Optima-Workflow, Мотив. Были проанализированы основные возможности указанных систем электронного документооборота по следующим позициям: возможность регистрации документов, введение регистрационной карточки, введение номенклатуры дел, сканирование и распознание документов, связанные документы, прикреплённые файлы, работа со словарями и справочниками, срок поручений, поиск по реквизитам, по виду документа, полнотекстовый, с учётом морфологии, списание документа в архив, введение архивов электронных документов, маршрутизация, генерация отчётов, разграничение прав доступа, пароли. Наилучшие показатели были получены у системы Мотив, которую и предлагается внедрить.
Для внедрения системы был разработан регламент перехода на новую систему оперативного управления деятельностью. Представленный регламент содержит следующие разделы: общие положения, основания для внедрения системы электронного документооборота, планируемые критерии оценки эффективности деятельности после внедрения СЭД Мотив, организация процесса внедрения СЭД, стратегия автоматизации, автоматизация по направлениям, этапы внедрения СЭД Мотив, очередность внедрения модулей СЭД Мотив.
Кроме того, была дано экономическое обоснование эффективности предлагаемых мероприятий, в ходе которого была выбрана методика оценки эффективности, произведен расчет экономического эффекта, равный 41820 руб. и срока окупаемости затрат на автоматизацию , который составит 0,6; т.е. приблизительно 7 месяцев.
Таким образом, технологии информационного менеджмента, придающие системность и функциональность информационным процессам на предприятии, являются тем ресурсом, на основе которого можно не только повысить эффективность системы управления, но и, в конечном итоге, прийти к повышению качества труда увеличению прибыли.
[1] См.: Румянцевой З.П. Менеджмент организации. Учебное пособие, - М.: ИНФРА-М, 1996, - С. 198.
[2] См.: Бовыкин В. И. Новый менеджмент. Управление предприятиями на уровне высших стандартов, - М.: финансы и кредит. - 1997, - С. 218.
Перейти на страницу:
1 2 3 4
