· Время, затрачиваемое на подготовку отчетов. Если регистрация документов ведется по бумажной технологии, то на подготовку таких отчетов может уходить 30-40% рабочего времени сотрудников: 8*60*30%=144 мин. При электронном документообороте подготовка отчетов занимает не более одной минуты.
· Выдача напоминаний о приближении срока исполнения документа. При бумажном документообороте эта операция выполняется за счет поиска необходимого сотрудника лично или по телефону и передачи ему необходимой информации, на что уходит, по статистике, примерно 10 мин. При электронном документообороте эта операция выполняется системой автоматически при приближении или наступлении срока исполнения.
· Время, затрачиваемое на размножение документа по резолюции. Оно зависит от количества резолюций (от 3 до 5) и в среднем составляет 5 мин. При электронном документообороте эта операция не нужна, т.к. поступивший документ прикрепляется к регистрационной карточке документа и доступен для просмотра всем, кому он предназначен.
Планируемые критерии оценки эффективности деятельности после внедрения СЭД Мотив.
Если говорить об оценке зависимости эффективности деятельности ОГУ «БелИФ» от организации процессов работы с документами, то можно выделить следующие основные критерии:
Критерии управления персоналом организации:
а) контроль исполнения поручений, «прозрачность» деятельности сотрудников – возможность в любой момент времени получить ответ на вопрос, «на какой стадии находится порученная исполнителю задача»;
b) исполнительская дисциплина сотрудников — степень ответственности при выполнении заданий, соблюдение сроков;
c) возможность проанализировать деятельность сотрудников в любой момент времени.
Критерии эффективности использования рабочего времени:
а) быстрота доступа к оперативной информации:
- доступ к документам;
- доступ к аналитическим справкам и отчетам;
- упорядоченность типовых бизнес-процессов;
- отлаженный механизм уведомлений и напоминаний об имеющихся задачах.
Критерии информационной безопасности:
- упорядоченный учет документов;
- надежность хранения информации;
- обеспечение распределения прав доступа сотрудников к информации.
Всем сотрудникам предлагается принять участие в разработке системы показателей на основе этих критериев, которая должна отвечать следующим требованиям:
- комплексно отражать непосредственные результаты труда, как в количественных, так и в качестве иных характеристиках;
- связывать результаты работы коллектива (индивидуального труда) с конечными результатами деятельности организации;
- отражать особенности деятельности различных коллективов и категорий работников;
- быть взаимосвязанной с системой материального и морального стимулирования:
- содержать относительно простые показатели, понятные для каждого работника, которые должны рассчитываться по единой методике, не требовать дополнительной информации, трудоемких расчетных работ:
- соответствовать цели оценки.
При этом непосредственно для оценки можно пользоваться распространенными методами измерения подобных показателей, в частности методом балльной оценки и методам коэффициентов.
В основе первого метода лежит построение балльных шкал. При этом их диапазон может быть различен в зависимости от сущности намеряемого показателя и назначения оценки (двухбалльные шкалы — «да» — «нет», трех-, n-балльные шкалы).
В методе коэффициентов, в отличие от балльного, в расчет вводятся нормативные значения, которые соотносятся с фактическим результатом, вследствие чего образуются коэффициенты. По этому принципу можно создать свою методику оценки эффективности документооборота на предприятии.
Все предложения направлять непосредственно директору ОГУ «БелИФ», который назначается ответственным за разработку системы показателей эффективности внедрения системы Мотив.
Организация процесса внедрения СЭД
Основными задачами автоматизации документооборота являются:
- Интеграция технологий делопроизводства в единый процесс;
- Ликвидация бумажного потока, автоматизация рутинных операций;
- Автоматизация процесса прохождения документов внутри предприятия и за его пределами;
- Формирование алгоритмов прохождения документов в соответствии с технологическим циклом (разработка, согласование, утверждение документов);
- Документационная поддержка бизнес-процессов;
Перейти на страницу:
1 2 3 4
