- Планирование и управление ресурсами предприятия в рамках существующих бизнес-процессов;
- Автоматизация административно-управленческих функций (оперативное формирование указаний, распоряжений, контроль за их выполнением);
- Организация и контроль деятельности персонала, учет и планирование рабочего времени;
- Обеспечение оперативного обмена официальными документами (служебными записками, письмами, заявками, нормативными материалами и т.п.) для организации взаимодействия персонала, отдельных подразделений предприятия;
- Обеспечение рассылки и приема документов через внешние системы;
- Формирование и накопление базы данных электронных документов любых типов с возможностями многокритериального поиска как по содержимому документов, так и по сложным логическим условиям.
Стратегия автоматизации
Понятие «стратегии автоматизации» обычно означает выбор того набора бизнес-процессов, действий или операций, которые совершаются сотрудниками, клиентами и партнерами или другими участниками внешней среды при взаимодействии с компанией для достижения поставленных целей.
Нами выбрана стратегия автоматизации по участкам, которая представляет собой процесс автоматизации документооборота отдельных производственных или управленческих подразделений предприятия, объединенных по функциональному признаку. Этот способ этот способ был выбран так как: инвестиционные ресурсы ОГУ «БелИФ» недостаточны для решения задачи автоматизации документооборота в полном объеме; существуют участки, где применение СЭД дает значительный экономический эффект, например за счет сокращения персонала; технология работы или иные условия не позволяют обходиться без применения автоматизированных систем документооборота.
Автоматизация по направлениям
Автоматизация документооборота будет вестись по направлениям деятельности, таким как управление, ведение проектов по заказам органов государственного управления и местного самоуправления, управление финансами и т.п.
Этапы внедрения СЭД Мотив
Для более эффективного внедрения и эксплуатации СЭД Мотив необходима адаптация системы по следующим направлениям:
· Разработка подсистемы прав и полномочий на документооборот предприятия;
· Разработка маршрутных схем документов и дополнительных процедур обмена информацией.
· Настройка модулей и подсистем Контроль исполнения поручений, Электронный документооборот, Электронная библиотека; подсистемы администрирования.
· Тестирование системы: испытание всех программных составляющих на отказоустойчивость и корректность настройки.
Календарный план работ по внедрению СЭД Мотив представлен в виде таблицы.
Таблица 3.7 Календарный план работ по внедрению системы Мотив в ОГУ «БелИФ»
|
№ п/п |
Перечень работ |
Срок выполнения |
Отчетность |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|
Продолжение табл. 3.7 |
|
1 |
Анализ алгоритмов формирования, хранения, обработки, анализа, передачи, отображения, документирования информации и доступа к ней при отработке сообщений о проектах, работах и оперативном управлении в ОГУ «БелИФ» |
В течение недели с момента издания приказа по ОГУ «БелИФ» о переходе на систему электронного документооборота Мотив |
Документ: Описание алгоритмов формирования, хранения, обработки, анализа, передачи, отображения, документирования информации и доступа к ней |
|
2 |
Определение состава средств информационных и коммуникационных технологий, методов, алгоритмов и программ автоматизации решения поставленных задач, изучение информационных технологий в организациях и на предприятиях бизнес контактов |
В течение недели с момента издания приказа по организации |
Документ: Описание состава средств информационных и коммуникационных технологий, методов, алгоритмов и программ автоматизации решения поставленных задач |
|
3 |
Установка программного обеспечения и внедрение программных модулей системы оперативного управления и документооборота «Мотив».
· Инсталляция серверного и клиентского ПО, тестирование подсистем.
· Разработка программы приемо-сдаточных испытаний автоматизированных подсистем, согласование ее с Заказчиком и Получателем.
· Проведение приемо-сдаточных испытаний. |
Согласно договора |
Программа приемо-сдаточных испытаний
Акт о приемке программного обеспечения
Акт выполненных работ |
|
4 |
Согласование и подписание документации на программное обеспечение, регламентов внедрения, инструкций пользователей системы электронного документооборота. |
Согласно договора |
Документация на программное обеспечение, регламенты внедрения, инструкции пользователей системы |
|
5 |
Проведение обучения должностных лиц, сотрудников ОГУ «БелИФ» в объеме развертывания автоматизированных подсистем и их внедрение |
В течение двух недель после подписания договора |
Сертификаты пользователей системы Мотив |
Перейти на страницу:
1 2 3 4
