Анализ эффективности внедрения АСУ в Департаменте Аренды

- Функционал - набор возможностей, которые предлагает система;

- Бизнес процессы, которые данная система призвана улучшить;

- Стоимость системы;

- Сроки внедрения системы.

Это важные критерии, определяющие информационную систему. Важно знать о том, какие бизнес процессы позволит улучшить данная система, сколько времени займет внедрение системы и какова будет конечная стоимость системы для компании.

Создание Автоматизированной Системы Управления документооборотом в Департаменте Аренды ООО «Анелик» приносит тактические и стратегические выгоды. Тактические выгоды определяются сокращением расходов, связанных с:

- освобождением физического места для хранения документов;

- снижением временных затрат на обеспечивающие бизнес-процессы;

- уменьшением затрат на копирование и доставку документов в бумажном виде;

- снижением расходов на персонал и оборудование и др.

К стратегическим относятся преимущества, связанные с повышением эффективности работы предприятия или организации. К таким преимуществам можно отнести:

- значительное ускорение поиска и выборки документов (по различным атрибутам);

- повышение безопасности информации за счет того, что работа в АСУ с незарегистрированной рабочей станции невозможна, а каждому пользователю АСУ назначаются свои полномочия доступа к информации;

- повышение сохранности документов и удобства их хранения, так как они хранятся в электронном виде на сервере;

- улучшение контроля над исполнением непосредственных обязанностей операционных сотрудников Департамента Аренды.

Итак, в ходе проведенного исследования, установлено, что на сегодняшний день создание и внедрение АСУ в Департаменте Аренды необходимо. Это обусловливается тем, что, во-первых, информацию необходимо обрабатывать как можно быстрее и качественнее. Подчас информационные потоки не менее важны, чем материальные. Во-вторых, утрата информации или ее попадание в чужие руки может обойтись весьма дорого.

Процесс создания АСУ состоит их нескольких этапов. Основными этапами являются следующие:

- Обследование организационной структуры предприятия, выявление основных бизнес-процессов, потоков работ;

- Составление номенклатуры документов, формирование справочников и классификаторов, составление инструкций;

- Адаптация системы на основе информации, полученной на этапе обследования;

- Установка и настройка программного обеспечения, и опытная эксплуатация;

- Окончательная настройка системы с учетом недочетов, выявленных во время опытной эксплуатации;

- Обучение персонала организации.

Особое внимание следуют обратить на процесс обучения персонала, не следует экономить на нем средства, так как в случае неподготовленности персонала даже самая совершенная система, идеально подходящая для организации, будет малоэффективна. Для успешного обучения персонала Департамента Аренды было создано Руководство пользователя к программе.

Основные результаты дипломного проекта:

- Определено понятие корпоративной информационной системы;

- Выявлены основные этапы жизненного цикла информационных систем;

- Определены задачи моделирования бизнес-процессов на основе применения CASE- средств;

- Проанализирована организационная структура, направления деятельности компании ООО «Анелик» в целом и Департамента Аренды в частности;

- Построена модель «как есть». На этой модели была отработана методика построения структурных моделей бизнес-процессов для данного предприятия на базе методологии ARIS и IDEF0;

- Рассмотрены существующие архитектуры информационных систем и выбрана подходящая для реализации АСУ;

- Разработана и внедрена АСУ в Департаменте Аренды.

Внедрение АСУ позволило:

- Автоматизировать процесс создания заявки клиента;

- Вести учет объектов недвижимости;

- Контролировать время экспозиции объекта недвижимости в базе Департамента Аренды;

- Формировать отчеты в соответствие с потребностями пользователей;

- Выдавать на печать отчёты;

- Хранить в базе данных всю информацию по клиентам и объектам Департамента Аренды.