В организации учет персонала производится с использованием устаревшего программного обеспечения, которое не может обеспечить ввод, хранение и обработку информации, необходимой для управления персоналом на современном уровне. Часть информации, вообще, хранится в бумажном виде. Учет использования рабочего времени производится вручную с заполнением бумажных бланков. Это негативно сказывается на работе специалистов службы, т.к. они вынуждены долгое время тратить на заполнение или поиск необходимой информации.
В тоже время, на предприятии разработана система управления персоналом, отвечающая всем современным требованиям, предъявляемым к учету персонала, соответствует всем требования законодательства Республики Беларусь, а также учитывает множество нюансов учета персонала не производстве. Подсистема документооборота многоуровневая, рассчитана на совместное использование в отделах кадров, труда и заработной платы, юридическом, охраны труда.
Использование данной системы для нужд малых предприятий, особенно с непроизводственным персоналом, является нецелесообразным из-за жесткого разграничения полномочий по вводу и обработке информации.
В связи с этим, предлагается разработать собственными силами и внедрить облегченный вариант системы управления персоналом.
Краткая характеристика предлагаемой системы.
Система предназначена для оперативного управления количественными и качественными характеристиками трудовых ресурсов с целью предоставления информации для принятия управленческих решений в области управления персоналом.
Предлагаемая структура
системы
:
- ведение штатного расписания
- ввод документов (приказов, распоряжений) о персонале
- учет кадров
- учет рабочего времени
- формирование отчетности
- запросная подсистема
Подсистема «Ведение штатного расписания» должна позволять:
- создавать описание структуры предприятия в виде иерархического «дерева подразделений»
- формировать и вести штатное расписание и историю его изменений
- формировать печатную форму штатного расписания
- создавать с помощью запросной системы произвольные отчеты.
Подсистема «Ввод документов (приказов) о персонале» должна позволять:
- ввод и хранение в электронном виде различных документов (приказов, распоряжений), касающихся персонала
- печать введенных документов
- автоматическую разноску информации из документов в электронное личное дело работников
- оповещать пользователей о необходимости принятия тех или иных мер в связи с наступлением каких либо событий. Например, оповещение кадровика, об окончании срока действия контракта
- осуществлять поиск и просмотр в архиве утвержденных документов
Подсистема « Учет кадров» должна обеспечивать:
- ведение информации о сотрудниках по разделам: общая информация; образование; служебная информация; личная информация; военно-учетный стол; прочая;
- ведение истории изменения личных данных
- формирование различных справок по требованию сотрудника
- формирование списков сотрудников по произвольной комбинации признаков
- формирование различной отчетности.
Подсистема «Учет рабочего времени» должна позволять:
- формировать табель учета рабочего времени в разрезе подразделений, сотрудников на основании месячных планов-графиков рабочего времени, приказов и документов о неявках
- формировать данные для передачи на расчет заработной платы.
Подсистемы «Формирование отчетности» и «Запросная подсистема»
предназначены для автоматизации анализа наличия и использования трудовых ресурсов, предоставления руководству актуальной и достоверной информации для принятия управленческих решений. Должна выполнять следующие функции:
- предварительную аналитическую обработку данных
- расчет итоговых показателей
- составление аналитических таблиц, графиков и диаграмм
