Так как обслуживание и обновление установленной в организации системы оперативного управления Microsoft SharePoint в условиях ограниченного финансирования и сокращения штата ОГУ «БелИФ» вызывает затруднения руководства и персонала, нами было предложено проанализировать определенный сектор рынка информационных продуктов и услуг и выбрать оптимальный вариант программного обеспечения с целью организации документооборота, оперативного управления деятельностью организации и совместной работы команд проектов и остальных сотрудников. Основными критериями выбора стали стоимость и доступность обслуживания программного обеспечения. При этом еще одним критерием выбора является возможность взаимодействия информационной системы ОГУ «БелИФ» с информационными системами региональных органов власти и муниципального самоуправления.
Нами разработаны общие требования к системе электронного документооборота с учетом особенностей исследуемой организации.
Обобщенный список требований
Бизнес-требования
1) Идентификация пользователей
Первый этап. Аутентификация
· защищенность протокола связи;
· интегрируемость с существующими системами аутентификации пользователей.
Второй этап. Авторизация
· возможность организации различных уровней доступа к данным для пользователей и групп пользователей;
· организация рабочего места под функции, выполняемые пользователем или группой пользователей.
Третий этап. Разграничение прав доступа к документам
· возможность установки различных прав доступа к документам (чтение, редактирование, удаление и т.п.) для пользователей и групп пользователей;
· делегирование прав доступа к документу от одного лица другому.
2) Хранилище документов
Первый этап. Производительность хранилища данных
· зависимость скорости работы с документами от количества документов в базе данных и количества одновременно работающих с системой пользователей.
Второй этап. Поиск документов
· поиск по полям документа;
· контекстный поиск по вложенным (присоединенным) файлам.
Третий этап. Архивация документов
· вопросы сложности извлечения документов из архива (поиск, чтение)
Четвертый этап. Устойчивость хранилища к сбоям базы данных
Пятый этап. Репликация данных
· только для чтения
· с возможностью сохранения изменений
3) Работа с документами
Первый этап. Работа с типами документов
· создание новых типов
· наличие конструктора форм
· справочные (подстановочные) поля
· история документа
· отслеживание версий документов
Второй этап. Конвертация документов
· сканирование
· импорт из других форматов файлов
Третий этап. Электронная подпись
4) Работа с бизнес-логикой
· Маршруты движения документов
· Задания (задачи) для пользователей
· Работа с пользовательскими сценариями
Требования к программному обеспечению
1) Требования к ресурсам
· Операционная система
· СУБД (необходимость приобретения сторонней СУБД)
· Зависимость от сторонних продуктов
· наличие дополнительного программного обеспечения для работы системы
· Аппаратная часть
· производительность компьютеров
2) Стоимость продукта
А) Стоимость дополнительного программного обеспечения
· СУБД, офисные пакеты, другое программное обеспечение
Б) Закупка нового оборудования
В) Затраты на обучение персонала
Г) Затраты на подготовку готового решения
3) Удобство сопровождения
· Документация
ü соответствие документации текущей версии продукта
ü наличие электронных обучающих материалов
ü освещенность вопросов расширения системы
Перейти на страницу:
1 2 3 4 5 6
